Penyimpanan Arsip

Konsep Penyimpanan Arsip

1. Mengindeks, merupakan kegiatan menentukan tanda pengenal masalah, terdapat dalam surat yang berupa persoalan, perihal, gagasan, atau kegiatan. Mencocokkan pokok masalah yang terdapat dalam surat dengan daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah ditentukan untuk mendapatkan kode penyimpanan.
2. Memberi kode adalah tanda-tanda yang harus dicantumkan pada arsip yang disimpan setelah arsip tersebut selesai diproses, sebagai pengganti pokok masalah. Member kode atau coding adalah kegiatan menentukan atau member tanda atau kode pada arsip yang disimpan. Dalam lingkungan organisasi atau perusahaan, kode yang digunakan dapat berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka. Sesuai fungsinya, kode memiliki cirriciri sebagai berikut: (1) sederhana (2) singkat (3) mudah diingat (4) mudah ditulis, terutama dengan menggunakan mesin ketik.
3. Mensortir adalah kegiatan memilih dan memisahkan arsip untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. Arsip yang memiliki kode penyimpanan yang sam dikelompokkan menjadi satu agar dimudahkan penyimpanandalam folder atau alat lainnya yang digunakan, seperti ordner.
4. Menggunakan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan
5. Menyimpan arsip pada map/folder yang ada dalam laci filling cabinet.