Manajemen Arsip

Sebelum kita mempelajari tentang konsep manajemen arsip sebaik kita juga wajib mengetahui konsep dan sejarah arsip. Berikut adalah penjelasannya.

Konsep Arsip #

Istilah arsip berasal dari bahasa yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archives artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.

Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971, pokok kearsipan menyebutkan:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baikdalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangkapelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangkapelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Liang Gie yang dikutip oleh Sugiarto dan Wahyono menyatakan,

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia yang dikutip oleh Sugiarto dan Wahyono menyatakan,

Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut:

Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Sedangkan menurut Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai “dokumen”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai:

Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya: surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut T.R Schellenberg yang dikutip oleh The Liang Gie mengemukakan bahwa:

The term ‘archives’ may now be defined as follows: ‘those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purposes and which have been deposited or have been selected for deposit in an archival institution.” Artinya, “Istilah ‘arsip’ dapat dirumuskan sebagai berikut: ‘warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.’

Selain itu, S. Muller, J.A. Feith dan R. Fruin yang dikutip oleh The Liang Gie menyatakan bahwa:

The whole of the written documents, drawings and printed matters, officially received or produces by an administrative body or one of its official, in so far as these documents were intended to remain in the custody of that body or of that of ficial.”

Artinya, keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah satu seorang dari pejabat resmi sejauh dokumen tersebut dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut).

Arsip menurut Amsyah

adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan.

Dari beberapa penjelasan di atas, dapat disintesiskan bahwa arsip adalah kumpulan surat/warkat/dokumen yang perlu disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kegunaan dan agar pada saat diperlukan akan dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Karena arsip begitu penting dalam kehidupan pemerintah ataupun keorganisasian, maka timbulah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filling).

Konsep Manajemen Arsip #

Dalam manajemen arsip akan dibahas tentang pengendalian rekod/dokumen/arsip sehingga benar-benar akan membantu tercapainya tujuan dari usaha manajemen meliputi masalah perencanaan, pemberian jasa pelayanan arsip, pemeliharaan melalui sistem penataan, penyimpanan, pemindahan, dan pemusnahan serta pengawasan penggunaan arsip. Manajemen Kearsipan (Records Management) adalah seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain adalah penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan arsip. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan.

Menurut Frank B. Evan Css yang dikutip oleh Boedi Martono menyatakan,

Manajemen Kearsipan adalah The area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposition of records. Artinya, bidang manajemen administratif pada umumnya yang berkenan dengan peningkatan penghematan dan efisiensi di dalam rangka penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip.

Menurut George R. Terry yang dikutip oleh Sugiarto dan Wahyono, mengemukakan bahwa:

Office management and Control”, Filling is the placing of paper in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required can be located quickly and conveniently.

Artinya, manajemen kantor dan control, adalah mengganti kertas diwadah yang dapat diterima menurut beberapa pengaturan yang telah ditentukan sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Kearsipan dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Ruang Lingkup Manajemen Arsip #

Manajemen kearsipan (Records Management) merupakan salahsatu bagian dari Manajemen Perkantoran (Office Management) yang menitik beratkan pada pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen-dokumen yang dikelola oleh para petugas kearsipan memang benar-benar akan membantu serta mendukung aktivitas manajemen secara keseluruhan.

Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan
kembali, bukan pada penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting, sedang menemukan kembali dengan segera adalah vital.

Menurut Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, memberikan batasan manajemen kearsipan, sebagai berikut;

rangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak lahir atau disimpan, sedangkan dokumen yang bernilai benar-benar terpelihara dan tersedia.

Untuk memberi gambaran akan ruang lingkup luas aktivitas manajemen arsip dibawah ini akan diberi sedikit batasan sebagai titik tolak dalam memberi tekanan akan ruang lingkup dari manajemen arsip. Manajemen arsip dapat dirumuskan sebagai berikut : “Record management is the art of controlling an organization creation, use, maintenance/protection and disposition of records.

Artinya, manajemen record adalah seni mengendalikan penciptaan organisasi, penggunaan, pemeliharaan/perlindungan dan pemusnahan rekaman.”

Dalam pelaksanaan arsip melalui beberapa tahap, adapun siklus yang di lalui dalam pelaksanaan arsip yaitu;

1. Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan sebagainya.
2. Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat tinggi) dan arsip dinamis inaktif (frekuensi penggunaan menurun). Tahap penggunaan meliputi filling system, penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital dan pengelolaan pusat arsip.
3. Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
4. Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsiparsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya harus melakukan ketentuan sebagai berikut: pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnakan, diketahui oleh pejabatpejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

Demikian batasan dalam how to plan records management. Dari batasan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen arsip tidak lain adalah pengawasan tentang pengurusan arsip sejak lahirnya hingga penetapan untuk pemusnahan atau pelestarian dari arsip tersebut. Aktivitas pengurusan meliputi teknik menciptakan arsip, mempergunakan arsip untuk keperluan aktivitas manajemen, merawat arsip serta kewenangan penguasaan untuk memperlakukan arsip. Bentuk tolak dari batasan tersebut di atas, maka ruang lingkup Records Management (manajemen arsip) meliputi POAC tentang arsip, yaitu planning, organization, actuating dan controlling. Selain POAC, ruang lingkup manajemen kearsipan juga meliputi program pembinaan pegawai/petugas penata arsip. Adapun maksud dari program pembinaan tersebut untuk menananmkan sifat cinta dokumen, berpikiran luas dan maju sehingga benar-benar tertarik akan kepentingan pengelolaan dokumen sebagai nafas organisasi.

Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang paling sederhana maupun dengan peralatan yang memiliki teknologi tinggi seperti misalnya komputer. Setiap kantor, baik kantor pemerintahan, swasta, pabrik, maupun organisasi, bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Setiap unit kerja di perkantoran mempunyai arsip. Jumlah masing-masing arsip yang dikelola mungkin sedikit.

Mungkin pula banyak. Mungkin saja mempergunakan ruanganruangan yang banyak, dapat pula mempergunakan satu almari arsip (filing cabinet), atau bahkan hanya ditempatkan pada mapmap yang tersusun di meja. Semuanya menunjukan bahwa setiap orang cenderung hidup bersama arsip, baik di tempat pekerjaan maupun di rumah. Itu merupakan ciri kehidupan manusia modern, yaitu manusia yang kegiatannya dibantu dengan informasi. Informasi terdapat pada berbagai macam media, dan salah satunya adalah arsip.

Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus dimiliki oleh suatu sistem kearsipan adalah Realiability dan accessability, disamping sifat-sifat lainnya seperti kerapian, kebersihan dan lainnya. Realiability adalah kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas dan faktafakta. Accessibility adalah menjamin adanya akses dan kemanfaatan dalam reabilitas tersebut.

Jadi yang termasuk kearsipan (filling) bukan hanya semua dokumen, korespondensi, telegram, telex, surat, memo, akte, notaries, dan sebagainya, tetapi juga alat-alat untuk menyimpan dokumen tersebut misalnya stopmap dan berbagai jenis map dengan fungsi yang sama, laci, filing cabinet, rak, lemari dan sebagainya.

Tujuan Arsip #

Tujuan arsip yang diatur oleh Undang-undang Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, maka dijelaskan bahwa tujuan arsip adalah menjamin agar tersedia bahan pertanggungjawaban serta menyediakan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemerintah melalui perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan pemerintah.

Tujuan arsip atau kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan dalam menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan dalam penataan arsip adalah agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

Aktivitas dalam manajemen arsip atau kearsipan dilaksanakan oleh suatu organisasi sudah tentu mempunyai tujuan tertentu seiring dengan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi yang mengurus arsip tersebut. Sebagai pusat informasi, maka arsip sudah tentu perlu dikelola sedemikian rupa, sehingga fungsi pusat informasi tersebut dapat terlaksana. Oleh karena itu sebagai tujuan kearsipan adalah berusaha agar dapat benar-benar untuk menjalankan peranannya sebagai pusat informasi. Ini berarti bahwa unit kearsipan, lembaga kearsipan harus senantiasa siap untuk member pelayanan informasi untuk memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan manajemen kearsipan pada khususnya.

Sejalan dengan arsip sebagai pusat informasi, maka kearsipan atau lebih tegas manajemen kerasipan bertujuan menyelenggarakan pengurusan arsip sehingga akan terdapat kondisi-kondisi kearsipan dalam unit/lembaga kearsipan dengan ciri sebagai berikut:

1. Kearsipan bertujuan mengurus arsip yang sedikit mungkin melalui program retensi dan pemusnahan yang teratur, sehingga yang diurus bukan tumpukan yang tidak berguna karena kualitas dan kuantitas yang tidak sesuai.
2. Kearsipan bertujuan menyediakan arsip-arsip yang bermutu melaui program seleksi yang mantap.
3. Kearsipan bertujuan untuk mengurus arsip dengan efektif dan efesien sehingga arsip-arsip yang diurus benar-benar arsip yang berbobot, bermutu dan bernilai guna baik intern dan ekstern.

Kearsipan diurus dengan cara mengusahakan agar menghemat biaya akan tetapi perlu juga agar penyediaan biaya untuk pelaksanaan penyelenggaraan pengurusan arsip cukup layak.