Alih Media Kertas ke Digital

Dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis dapat dilakukan Alih Media Arsip.

Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan. Alih Media Arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Prasarana dan sarana Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud harus memperhatikan hal sebagai berikut:

1. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan;
2. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
3. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
4. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
5. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

Daftar Arsip Dinamis yang dialihmediakan paling sedikit memuat:

1. Unit pengolah;
2. Nomor urut;
3. Jenis Arsip;
4. Jumlah Arsip;
5. Kurun waktu; dan
6. Keterangan.

Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kriteria Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) adalah:

1. Merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;
2. Merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;
3. Merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
4. Merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani;
5. Merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
6. Memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis;
7. Berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stake holder internal dan eksternal.
8. Dokumen yang masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan mengandung kepentingan hukum tertentu adalah dokumen asli yang dapat dijadikan bukti dan sangat dibutuhkan dalam suatu kejadian/peristiwa atau perkara/kasus, contoh antara lain:
   – Peraturan sumber daya manusia,
   – Surat keputusan pengangkatan pekerja,
   – Kasus mengenai sumber daya manusia,
   – Bukti pembayaran (bukti kas/bank),
   – Disposisi/kebijakan strategis pimpinan,
   – Peraturan perundangan,
   – Peraturan perusahaan,
   – Surat-surat berharga (Cek, Giro Bilyet, Obligasi, Saham),
   – Berkas-berkas Thender,
   – Dokumen mengenai Tanah/Bangunan,
   – Dokumen mengenai perkara-perkara dan putusan-putusan di pengadilan/badan Arbitrase.
9. Dokumen yang mengandung kepentingan hukum tertentu adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan  dan mempunyai unsur nilai-nilai hukum atau efek hukum masa lalu, saat ini atau di masa yang akan datang, baik yang bersifat perdata maupun pidana.
   Contoh:
   a. Dokumen yang masih diperlukan dalam menyelesaikan sengketa,
   b. Surat perjanjian yang masih mengikat, baik jangka pendek/jangka panjang,
   c. Akte-akte,
   d. Surat berharga,
   e. Laporan hasil pemeriksaan internal dan eksternal audit,
   f. Keputusan pengadilan.

Aspek yang perlu diperhatikan dalam alih media dokumen sebagai berikut:

1. Aspek ekonomis, misalnya penentuan jenis dokumen yang perlu dialihmediakan dengan mempertimbangkan faktor biaya, efisiensi, dan proses pengalihan (dapat dilakukan sendiri atau menggunakan jasa perusahaan lain),
2. Aspek teknis/teknologi, misalnya pemilihan peralatan yang digunakan untuk mengalihmediakan dokumen (jenis mikrofilm atau media lain yang akan dipakai) agar disesuaiakan dengan perkembangan teknologi terkini,
3. Aspek administratif, misalnya perlu dibentu suatu organisasi tersendiri atau tidak, pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengalihan, penyusunan mekanisme kerja pengalihan dokumen,
4. Aspek pengguna/user, harus tetap memperhatikan kemudahan dalam pengoperasinnya, keamanan data yang hanya bisa dibaca tapi tidak bisa diubah (read only)  dan tingkat kemudahan dalam migrasi data bila ada teknologi terbaru.

Untuk dokumen berbentuk nerca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, pengalihan hanya dapat dilakukan setelah dokumen tersebut dibuat di atas kertas dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Legalisasi hasil cetak dokumen dapat dilakukan untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya dan dinyatakan sah sebagai alat bukti.

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM ALIH MEDIA

Dengan dikeluarkannya Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997 khususnya bab III tentang pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasi, peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi, Undang-Undang RI No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, maka ditetapkan kebijakan sebagai berikut:

1. Dokumen yang akan dialih mediakan harus dipilah/dipilih terlebih dahulu, dengan memisahkan dokumen yang sangat penting dan tidak penting
2. Hanya dokumen yang benar-benar sangat penting atau vital saja yang dialihmediakan, mengingat biaya untuk alih media cukup mahal,
3. Penyederhanaan dan pengembangan sistem pengelolaan dokumen, disusun dalam rangka penyelarasan demgan perubahan pola bisnis perusahaan,
4. Sistem pengelolaan alih media dokumen dilaksanakan guna meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja dalam rangka menuju paperless office,
5. Pemberian identitas terhadap dokumen yang dialih mediakan berdasarkan kode pokok/kode simpan (subyek), atau disesuaikan dengan kebutuhan yang ada dalam aplikasi teknologi yang dipilih,
6. Sisitem alih media yang dipakai dalam pengelolaan dokumen harus disosialisasikan dan diinformasikan kepada pekerja pengolah dokumen,
7. Pengelola dokumen atau pejabat yang ditunjuk diberikan wewenang untuk mengakses data dokumen sesuai kubutuhan dan diberikan password untuk bisa membaca data, isi dan melakukan print out tetapi tidak bisa merubah isi,
8. Setiap pekerja pengolah alih media dokumen harus dapat menjaga kerahasiaan isi informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut,
9. Data dan isi dokumen elektronik yang dianggap penting harus mempunyai back up,
10. Dokumen yang dialihmediakan setelah proses penyusutan harus tetap dikelola secara periodik,
11. pemilihan software harus compatible terhadap perkembangan teknologi komputer, sehingga proses migrasi rekaman data elektronik dapat dilakukan dengan mudah dan murah,
12. pengembangan sistem pengelolaan dokumen dengan software yang dipilih harus disesuaikan dengan kebutuhan unit pengolah dan harus dikoodinasikan dengan Fungsi terkait (System & Process Business dan Fungsi lain yang ditunjuk),
13. pedoman alih media dokumen harus terus-menerus disempurnakan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan dan perkembangan teknologi yang ada,
14. Pengamanan dokumen secara elektronik
    a. melakukan regenerasi secara bertahap dan diberikan back up data,
    b. disimpan dalam media tertentu (disesuaikan dengan perkembangan teknologi) secara terpisah dan diberi kode klasifikasi kerahasiaan, serta proteksi yang handal,
    c. pengelolaan data diberikan kepada pekerja yang ditunjuk yang mempunyai keahlian dibidang tersebut.
15. Mikrofilm
    Adalah bentuk lain media penyimpanan dokumen yang merupakan suatu proses fotografi dokumen yang direkam pada film dalam ukuran kecil untuk memudahkan penyimpanan, pencarian dan penemuan kembali.

1. Bentuk penyimpanan mikrofilm dapat berupa: Cartridge, Cassette, Microfiche, Jaket Film, Aperture Card,
2. Peralatan yang diperlukan dalam pembuatan mikrofilm dokumen: Camera, Processor, Duplicator, Reader/Reader Printer.

Keuntungan penggunaan mikrofilm

1. Menghemat ruangan dan peralatan penyimpanan,
2. Mudah dalam pencarian kembali dan mudah di amankan,
3. Lebih aman dalam penyimpanan,
4. Tidak mudah diserang virus dan tahan lama

Kelemahan penggunaan mikrofilm

1. Biaya relatif lebih mahal, karena harus mengadakan investasi peralatan,
2. Perlu tenaga yang sangat terampil untuk mengoperasikan alat tersebut,
3. Bila alat baca (reader) rusak, maka data tidak bisa dibuka dan dibaca

Pengelolaan dokumen elektronik di perusahaan diupayakan user friendly, efektif, efisien dan tidak terlalu mahal serta mudah dalam melakukan migrasi/penyesuaian dengan teknologi terbaru.